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什么是问题分析?
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阅读:1105|日期:2016-04-08
解决问题的过程是一个逻辑框架过程,它包括问题分析、目标分析、利益相关者分析和策略分析等,这几个步骤是等同并且缺一不可的。在各个程序步骤中,问题分析是全过程中最至关重要的阶段,因为它将引导随后的分析和优先权的决策。

本质上说,成长和成功的过程就是问题解决的过程,只有前面的障碍清理了,你才能大步向前。而解决问题的过程是一个逻辑框架过程,它包括问题分析、目标分析、利益相关者分析和策略分析等,这几个步骤是等同并且缺一不可的。在各个程序步骤中,问题分析是全过程中最至关重要的阶段,因为它将引导随后的分析和优先权的决策。如果没能正确的发现问题或者对问题的掌握仅处于表面,目标和策略都没有意义。

什么是问题分析呢?简单地说问题分析就是解决问题的思维过程,通过问题分析找出问题所在,并确定问题发生原因。例如在项目规划中问题分析是指对项目所要解决的问题以及导致问题出现原因的分析。

一、问题分析的重要性

实所有人都知道问题分析的重要性。既然问题分析是最至关重要的阶段,其重要性究竟体现在哪里?让我们以项目规划作为例子,在项目规划中这种重要性究竟体现在什么地方呢?

1、很多事情并不能简单地凭表面看出问题。
问题分析可以识别现有的负面情况,确定问题的因果关系,找出核心问题产生的原因并由此推导出解决方案和相关活动。
2、问题分析可以将棘手的大问题分解成多个小问题并逐一解决。
对复杂的问题的成因及影响进行分析后,问题就会变得易于处理。
3、产生问题的原因可能会分成几组问题。
有时这会让大的项目划分成几个不同的项目。如果项目想变得易于管理,那么就必须施加一些限制和优先权。优先考虑的项目,是由相关需求、任务和资源决定的。在项目规划中聚焦一个重点是很重要的。因此在设定优先权时,有必要对总的情况做完整的分析。
4、问题分析是属于逻辑框架方法中的内容。
问题分析使得逻辑框架方法具有完备的功能,从而发挥决策者的优势来提高决策者对项目合理性、预期目的理解以及明确实现这些目的必须采取的手段,以利于决策者进行初步的决定。

二、如何寻找问题?

看待问题的态度来说,大多数人都采取被动解决的模式,在碰到问题的时候忙于救火,这种救火式解决问题的模式并不会引起系统性改善,最终结果是问题越来越多,越来越严重。这种态度普遍存在,大到国家管理小到个人问题。这和主动解决的模式是不同的,主动分析迭代改善才是唯一有效的过程,主动分析通常包括以下三个主要步骤。

1、定义框架和分析主题。 2、识别目标群体和利益相关者面临的主要问题,确定问题是什么?是谁的问题? 3、使用系统性分析工具定义问题,让所罗列的问题清晰明了。

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需要注意的是在问题分析阶段应该主要关注对问题的理解,不必也不应该考虑解决方案,解决方案应该在后续阶段做出选择。做问题分析时应该注意的还有其它一些要点。

1、区别现象与问题,现象并不是问题!
问题分析就是为了找出造成该现象的原因,是原因导致了现象的出现。
2、分析成因找到核心问题。
往往一系列问题都是由一个最核心的问题连带出来,成因分析是为了找到核心问题产生的原因并由此产生解决方案和相关活动。
3、问题的深层原因是什么?找出所有深层原因。 4、分析原因之间的关联及它们和目标群体的关系。 5、原因属于什么层面?国家层面、社会层面还是经济层面,公司层面还是小组层面。 6、你可以在什么点上开始工作。

三、问题分析的盲区

题分析是一项具有挑战力的活动,在分析问题的时候很容易错失一些重要的信息,我们将这些信息称为盲区;具有很多的盲区。这些盲区主要来自三个方面。

1、分析不够透彻不具体

分析问题不够透彻,概括笼统,深层原因分析不够是重要盲区。例如有人分析问题时会使用泛泛的缺乏技术来概括问题成因。这类描述是无效的,没有描述当前的不利的具体情况,并不是根本问题,应该提出是什么原因导致资金缺乏。

另一类无效例子来自问题的误导性焦点,例如。这个问题很有误导性,人们通常会想到:农民没有经济实力购买农药或者农民没有喷洒农药的意识等等。这个问题应该换成:害虫正在侵害种子。在上述情况下,使用的杀虫剂就是问题的解决方法。

2、对问题认识不全面

对问题认识不全面是另一个盲区,这表现在用主要原因替代全部原因而忽略了一些次要原因,这种情况会在对问题描述不足时出现。例如人们常用管理不善来表述公司的糟糕现状。但这是一个概括,需要被拆分细化,以了解真正的问题所在。管理问题可能包括糟糕的财务控制、可怜的行政手段、可怜的规划或羸弱的战略。分析问题时确保每一个利益相关者的问题得到所有参与者的清楚认识和理解。分析一个基本的问题至少应该明确以下几项。

1、什么是当前状态下(例如项目)的主要问题?状态(项目)的重要意义是什么? 2、这个问题有什么影响?为什么解决这个问题很重要? 3、什么人或事受这个问题影响?又是什么影响了这个问题? 4、什么原因导致这个问题?它为什么会存在?

3、利益相关者缺失

对问题的分析必须由所有利益相关者参与进行。这包括问题的生产者,这部分人主要指那些了解情况却不是顾问机构的人;问题的影响者以及问题受害者等等。

1、刨根问底和顺藤摸瓜:寻找问题的根本原因。 2、8D问题解决过程:小组级别问题解决过程。 3、问题定义过程:外包项目如何定义问题。

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