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抓大放小的帕拉图分析
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阅读:2835|日期:2012-12-27
帕拉图分析是基于帕拉图定律发展出来的图表型分析工具,它是一种收益最大化的分析工具。它要求我们将精力集中在问题的主要矛盾之上,主要矛盾是那些付出20%努力就能够获取80%的收益的矛盾。

花最少的力气办最多的事是帕拉图分析的原则。要了解帕拉图分析,首先必须了解帕拉图定律。十九世纪意大利经济学家帕拉图在分析社会财富分布的状况时发现当时意大利80%财富集中在20%的人手里。后来人们发现很多场合都适用这一定律,例如公司80%的利润来自20%的畅销产品,全球80%的资源被20%的人消耗了。更为神奇的是自然界也有适用这一规律的现象,例如空气中氮气大概是80%,氧气是20%;人体中水大概在80%,其它成分是20%。帕拉图定律说明不要平均地分析、处理和看待问题,要把主要精力花在解决主要问题、抓主要项目上。

帕拉图分析是基于帕拉图定律发展出来的图表型分析工具,它是一种收益最大化的分析工具。如果有很多种变化可供您选择时,它能帮助您选择最有效方案。

讨论:你还见过什么现象能适用这一定律吗?

一、如何使用

帕拉图分析通过六个步骤来完成一个完整的决策,在决策的过程中,你可能会用到很多解决问题方面的知识,例如“根本原因分析”等。

第一步
辨别并列出所有的问题
首先将需要解决的问题全部写下来。在这一步,你完全可以将你的故事告诉同学、父母或老师,以便从他们那里获取帮助,有时旁观者反而更容易看清问题的本质。
第二步
分析每个问题发生的根本原因
为每一个你列出来的问题找到问题发生的根本原因。在这里,你完全可以和父母一起采用“头脑风暴”的方法找出原因,也可以使用“刨根问底”法或者“顺藤摸瓜”的方法。
第三步
给每个问题一个评分
现在你需要为每个问题评分,打分的方式由您要解决的问题而定。如果您是要提高成绩,您可以依据每组可以产生的考试分值来打分。如果您是要提高同学满意度,那您可以依据每组可以减少他们抱怨的次数来打分。
第四步
将问题按根本原因分组
下一步是将所有的问题按照根本原因来分组。根本原因相近或相同的问题归为同一问题组。
第五步
计算每组的总积分
将每组中所有的条目或者说问题的分值相加作为本组的最终分值。分值最高的组将受到最高优先级的重视而分值最低的组的优先级应该放到最低级别。
第六部
决策并执行
此处所谓的决策意指从你面临的问题选出分数最高的几项,这几项的分值应该高于或等于80%,你的主要精力将集中在这几项之上,解决完这几项重点工作后才进一步考虑剩余的次要项目,有时我们甚至完全可以忽略一些极其次要项目。

二、使用实例

现在你生活的小区中有一个运营很差的服务中心,社区中心决定让杰克接手管理。杰克需要彻底改变现状并大幅提高客户的满意度。他决定将所有用户提出的问题排列出顺序并逐一解决。下表是他收集到的所有的用户问题以及他自己的评分。

#问题(第一步)原因(第二步)抱怨次数(第三步)
1不能及时回答客户的电话。员工太少15
2员工总是心烦意乱并且看上去压力重重。员工太少6
3社区工程人员组织不太好,他们总需要多次和库房联系才能将零件准备好。组织和准备不足4
4工程人员无法给客户明确的时间几点能到客户家中组织和准备不足2
5服务中心的员工并不是总知道该怎么做事情缺少培训30
6当工程师到客户家中后才发现很多问题在电话里就能解决缺少培训21

杰克将所有的问题分成不同的类别并求出了每个组的总评分:1、缺少培训—51个抱怨;2、员工太少—21个抱怨;3、组织和准备不足—6个抱怨。好吧现在从第一个问题开始逐一解。

实践:绘制一张帕拉图。

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