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电子邮件的四个技巧
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阅读:2058|日期:2014-01-10
邮件沟通是一项重要的沟通技能,通用的沟通规则在邮件沟通中同样有效,还应该注意一些特有的技巧:将邮件主题看作和报纸标题一样重要,一封邮件仅谈论一件事,注明你想要的回信以及培养良好的收发习惯等!

电子邮件是非常重要的沟通交流工具,写一封有效而又能给对方留下深刻映像的电子邮件是一项重要的沟通技能。通用的沟通规则在邮件沟通中同样有效,例如高效沟通的7C原则。作为邮件沟通还需要注意一些特定的规则,这些规则是优秀电子邮件的基础。

一、将邮件主题看作报纸标题

报纸的标题通常有两个功能:抓住读者的注意力并概括文章的内容。通过阅读标题,读者就可以决定是否继续阅读报纸的内容。实际上电子邮件的主题需要完成同样的任务,用一两句话就应该让收信人明白邮件所要讲述的内容。对于定期发送的邮件如周报或月报,必须在邮件主题中包含日期。而如果你期望收件人在某个具体日期之前回答你的邮件的话,一个好的方法是在主题的后面加上:请在某月某日前回复。正确的主题能够避免收件人将之看成“垃圾邮件”,有吸引力的主题可以增加邮件被阅读的机会,没有主题的电子邮件应该绝对避免。

主题:会议错误例子

吉姆,你好!
我要提醒你参加下周举办的会议。如果你有什么问题,请提前通知我。谢谢!
麦克

这封邮件的问题是标题过于简单,没有具体的会议信息,如果收件人的日程中有很多会议,就无法知道这封邮件究竟谈论什么会议,特别如果部门中有两个麦克,收件人完全无法理解应该和谁联系。同时这封邮件的标题看上去非常象“垃圾邮件”,容易被收件人忽略;另一个问题是邮件内容缺乏具体信息,如果收件人已经忘记这个会议,这封邮件将无法起到提醒的效果。对比下面正确的例子,收件人可以通过邮件主题就能够知道邮件的内容,就能知道会议的具体内容。

主题:会议提醒,请参加十月五日上午十时举行的迭代开发过程的会议正确例子

吉姆,你好!
我想提醒你参加十月五日,下周一,上午十时在二号楼第二会议室举行的有关于迭代开发过程的会议。如果你有什么问题,请和我联系,我的分机是3024。谢谢!
麦克

二、一封邮件仅谈论一件事

发送多封电子邮件时不会有额外开销,所以如果你有多件事情需要与同一人沟通,应该考虑将不同的主题拆分不同的邮件。这主要是因为不同事务的进度不同,将它们混在一封邮件之中会显著增加收件人的理解和跟踪难度。这条准则的目的是简单明了,所以邮件中应该使用简短清晰的句子。

主题:修改销售报告错误例子

杰克,你好!
谢谢你上周发给我本季度的销售报告。昨天我拜读了全文,个人感觉在报告第二章除了引用销售数据外还需要一些具体的内容。另外我还注意到报告所使用的语气要更加正式一些,因为报告会在全行业年会上展示,正式的语气能够显示出我的专业水准。
另外,我想通知你已经预定于本周五上午十一点与公关部的一起讨论新模式广告活动的会议。会议地点在二楼小会议室,请届时参加,如果有额外问题请提前通知我。谢谢!
莫妮卡

这封邮件的主要问题是将一个非常重要的会议作为附属信息加在邮件的末端。如果杰克不把它放在自己的日程中,他很快就会忘记会议细节,甚至无法知道在主题是“修改销售报告”的邮件中会包含这样一些内容,这显然是不符合逻辑的。较好的方法是将两者分成不同的信件,杰克可以很容易从收件箱中找出需要的东西。同时分成两个主题能够帮助他跟踪不同任务的进展情况,在一件任务结束后及时将相应邮件删除。

主题:修改销售报告正确例子

杰克,你好!
谢谢你上周发给我本季度的销售报告。昨天我拜读了全文,个人感觉在报告第二章除了引用销售数据外还需要一些具体的数据。另外我还注意到报告所使用的语气要更加正式一些,因为报告会在全行业年会上展示,正式的语气能够显示出我的专业水准。辛苦了,谢谢!
莫妮卡

主题:十月九日周五上午十一点与公关部的讨论广告新模式正确例子

杰克,你好!
你已经预定于十月九日本周五上午十一点与公关部的一起讨论新模式广告活动的会议。会议地点在二楼小会议室,请届时参加,如果有问题请提前通知我。谢谢!
莫妮卡

二、注明你想要的回信

如果你需要对方及时回复你的邮件或者通过其它方式和你联系,最有效的方法是让你自身的联系信息清晰可见,联系方式简便;实际上你提供的联系方式越是容易,对方联系你的可能性越大。

发件人:abc@def.com 主题:建议错误例子

林,你好:
你收到我上周的建议没有?我还没有听到任何回音。我们能通过电话讨论一下吗?谢谢!
彼得

这封电子邮件缺少几个重要的信息。首先,缺少建议的具体内容,如果林收到多条建议,该建议有关于哪个方面?其次,发信人希望得到回音,但林应该回复哪个电话?最后,发信人应该在邮件中附上联系方式和地址,包括办公室电话以及公司头衔等,这些信息是相互联系的基础;最后一点发件人没有署名,林只能通过邮件地址来辨认发信人,这是效率极为低下的任务。对比下面正确的例子:

主题:请您确认是否已收到大地景观的建议正确例子

林,你好:
请帮助确认是否已经收到我上周发给你的关于景观改进的建议邮件。我还没有得到你任何回复,无法知道该建议是否可行。能否请你在下周二之前给我回个电话?下周二是招标活动的最后一天,我想确保这些建议不会错过期限!请打我的电话联系我。谢谢!
彼得•帕克 - 大地景观公司执行助理
办公电话:555.135.4598
移动电话:555.135.2929

四、使用主题型邮件

如果邮件发送者所传递的信息很短,邮件可以仅仅包含主题而没有内容,这种邮件被称为主题型邮件。为了让收件人知道这封邮件没有内容,在英文环境中通常在主题末尾加上EOM,而在中文环境中常加上“(标题邮件)”。

主题:会议提醒,请参加十月五日上午十时,二号楼第二会议室,有关迭代开发过程的研讨会。(标题邮件)

五、培养良好习惯

最后一条注意事项就是定期检查你的邮箱,适时回复新的邮件,实际上及时回复是一个非常礼貌的行为,你能够及时回复对方,对方很有可能采取同样的行为,有助于他们及时回复你的邮件。对于需要详细信息,暂时无法回复的邮件可以定期发送完成进度或者至少回复你已经收到邮件正在处理之中。

检查邮件的频率取决于你的工作性质,以打断你自己正常的工作为准。最后需要注意的是当你离开工作的时候务必设置OOF,以便发信人能够了解你是否能及时回复邮件。

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