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演讲报告:准备、创建和评估
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阅读:1337|日期:2014-10-22
任何成功人士都需要具有具有做演讲和报告的能力,这种能力对个人的职业发展具有巨大的助力,在一个商业公司中,演讲报告通常按照固定过程进行。了解并实践这一过程对个人的写作能力演讲能力都有极大的帮助。

任何成功人士都需要具有具有做演讲和报告的能力,这种能力对个人的职业发展具有巨大的助力。准备和创建报告需要具有一定的策略,按照一定的过程进行,只有这样才能达到预期的商业效果。根据古典修辞学的理论,成功的演讲者不仅需要具有较高的影响力和说服力(有关影响力的理论可以参见影响力六项原则以及影响力十一条策略等),还需要充分了解听众和对所讲话题的足够准备,下面的过程根据修辞学原理设计,能有效提高个人的演讲能力。

一、做报告的基本过程

下面的表格列出了做报告的基本过程和衡量报告有效性的跟踪和评测的标准,在你做报告时应用这一过程将有助于提高个人演讲以及写作能力。明确的计划和科学的过程是高效的演讲的保障,演讲完成后的评估环节也是必不可少的阶段。在一个商业公司中,演讲报告通常按下面的顺序进行。你可以结合公开讲话准备表并做适当裁剪以形成自己独有的报告或演讲过程。

行动一、准备阶段
1、选择最佳辅助工具,以帮助你准备演讲报告。
2、定义演讲或报告的目标。
3、选择一个策略以匹配你的目标。
4、确定听众的特征。
5、将报告内容和听众特征匹配。
二、创建演讲
6、确认需要发布的信息和可用的支持事实。
7、选择那些在有限时间内对听众有意义的论点。
8、准备一份可能的问题或反对意见列表,确定如果问题提出时该如何解决。
9、组织自己的论点。
A、使用视觉辅助设备或支持材料帮助听众记住事实,理解观点或认识新话题。
B、排练或练习。
三、执行演讲
C、发布你的报告,在发布的过程中注意监视演讲的进度。
四、结果反思
D、报告结束后注意评估演讲效果。
结果有效的演讲是指已经达到预期价值的演讲。
成功 如果你的演讲能够达到下面几点,你可以认为这次演讲已经成功:
1、预设的目标已经被用户清晰地理解。
2、你在准备阶段列出的预期结果已经成功地实现。
3、演讲获得的反馈符合你预先设置的标准。

二、演讲具体过程

第一阶段:演讲准备阶段

第一步、选择工具

这一步没有太多可讲,工具的选择应该由实际情况确定。

第二步、定义演讲目标

1、你想要什么样的结果?你希望听众听完报告后做出什么反应? 2、检查你的目标,你是想通知听众、说服听众还是向他们兜售什么东西?你是想让观众理解内容、学习东西还是采取什么行动?你希望他们什么时候以及如何采取行动? 3、确定具体而明确的目标,目标越明确你越有可能设计出良好的报告。

第三步、选择一条策略

1、不同的目标需要不同的策略。例如有关销售的报告需要有强说服力的信息,包括产品特征和用途以及比竞争对手优越的依据。 2、包括任何帮助你实现目标的信息,消除一些无关的或者具有干扰的因素。

第四步、了解听众特征

通过下面九个问题了解用户的特征,实际上这是个问题是5W1H法的简化版本。 1、他们是谁?他们和你的话题有什么关系?
2、应该如何告诉他们有关报告话题的内容?
3、他们需要知道什么?他们对你报告的期望是什么?
4、他们对你有多大的了解?还需要了解哪些内容?
5、他们对你个人以及你报告的组织形式有什么看法?
6、他们是被选过来参加报告的还是强制要求参加报告的?
7、听众的性格是什么?是可接受的?礼貌的?敌意的还是冷漠的?
8、哪种表现技法能抓住他们的注意力,能产生最佳效果,是用实例说话还是故事引导?
9、还有什么其它你需要考虑的障碍、历史或期望?

第五步、匹配演讲内容和听众特征

1、不同的听众接受不同的内容,例如给技术决策者做报告需要更多的定量细节,而给初级技术经理做报告往往只需要包含简单的结论。 2、如果听众是不同类型人群的混合,应该给不同的人准备不同的明确的观点。例如:这一决定对产品的影响是这样的……而对开发人员的影响确是这样的……。 3、如果听众抱有敌对态度,你需要强调你与他们的共同之处,努力将负面的影响转为正面影响。

第二阶段:创建演讲或报告

第七步、选择关键论点

1、劲量选择少而精的论点,充分准备确保将这些论点做到最好。 2、如果你没有时间将某个论点澄清或者让观众接受,保留这一论点留待下次讨论。 3、如果你不确定报告会延续多长时间,准备一些额外的可以省略的辅助材料如统计数据或实际案例等。

第八步、组织自己的论点

1、在任何时候确保演示文稿的逻辑清晰。 2、将最强点的论点放在首位或最后一位,不要埋藏最好的想法。 3、在报告展开之处,表明你们希望前往的地方或者你想论证或证明的问题。 4、在报告内部,用事例、可视化证据或轶事支持你的主要观点。 5、在报告过程的适当时间间隔内,说明你已经讨论过的论点和报告将要发展的方向。 6、总结和了结你的主要论点,展示你的结论。

第十一步、排练

1、排练时使用实际需要使用的与设备和视觉设备。 2、每次排练时演讲整个文稿,排练时要包括自己的站姿、走动以及对辅助设备的使用。 3、大声排练直到深刻记忆文稿,做到不要文稿就能演讲。 4、集中在你希望交流的主题或消息上,而不要集中在自己的笔记上。 5、如果演示文稿是引人注目的一大组,你可以录下你自己的练习来评估它更密切的合作。 6、邀请试验性听众做排练并得到他们的反馈,邀请和实际听众相似的实验性听众以得到最真实的效果。例如你要给专家做报告,你需要邀请一位同行的专家。

第十二步、发布报告

1、观察观众获取线索。 2、如果有可能,邀请一位听众做笔记,记录听众的反应。 3、报告结束后趁大脑还能记住立即对听众的反应做下笔记。 4、记录提出的问题,这些问题可能包含一些你报告中需要澄清的地区。 5、如果合适的话,问问听众的感觉。

第十三步、评估报告效果

1、评价演讲整体效果。达到目的了吗?听众积极参与并专心投入了吗?记录需要改进和做的更好的地方。 2、从可信的参与者出获得反馈,邀请他们提出改进意见或修正讲稿的建议。 3、如果你下次需要做报告的话?想想你要做哪些改变来提高报告效果。 4、从这次报告中,你学到了哪些一般性的教训?

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