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不宜使用邮件的场合
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阅读:954|日期:2014-12-12
电子邮件是日常工作中经常使用的沟通工具,但并不是任何场合都应该使用电子邮件,心理学者列出五种不宜使用电子邮件的场合:所讲事情冗长复杂,太多问题要解决或解释,不够谨慎,生气的时候以及当内容很情绪化很敏感的场合。

电子邮件是日常工作中经常使用的沟通工具,但在你接收到邮件时,你是否闪现过这样一种念头:这件事干嘛要通过电子邮件讲啊?心理学者认为,如果碰上以下情况,尽量不要使用电子邮件沟通,使用其它沟通方式会更加有效更加直接。

一、所讲事情冗长复杂

收件人通常偏好于迅速处理邮件,而且一般来说邮件都在屏幕上阅读,太长或太复杂的事情显然不适合用这种方式处理。如果你真的必须使用电子邮件来告知一件复杂的事情,务必好好安排内容结构,以简短的招呼开场,然后写出要报告的重点或要求,告诉收件人你需要怎样的回应,最后以问题的详细信息做结尾。这样收件人可以迅速浏览邮件首先找出问题重点,对问题有总体把握后再去阅读详情。

二、太多问题要解决或解释

一件事入如果有许多疑问需要解答,使用电子邮件很容易出现问答式邮件往返,甚至是再问再答再寄再收的冗长循环。在这种情况下,拿起电话或走到对方身边直接沟通是最好的方式,只有这样双方才能省时省事,有的放矢。

三、不够谨慎

如果你需要交流的信息包含有敏感的信息,电子邮件不是一个有效的沟通工具。在传送电子邮件前,应该先自问:如果内容泄露出去被张贴在布告栏上会怎样?因为这种状况是完全可能发生。复制、打印或转寄一份电子邮件非常快捷。因此不要在电子邮件上说同事或老板的坏话、谈情说爱、帮忙传话或讨论办公室传闻。你可能觉得对方会删除邮件或者这是两个人的事情。但实际上你发出的邮件始终会在网络的某个角落漂流。公司信息管理部门的同事很可能拥有所有邮件的备份,因此邮件上任何话,都有机会在你最意想不到的时候,出现在你面前。

四、当你生气的时候

当你寄出一份充满愤怒文字的电子邮件,对方可能一读再读,或转寄给别人,做为对付你的把柄生气的时候千万不要书写电子邮件,否则稍有不慎,一时的愤怒就会脱手而出,而其负面的影响却可能持续很长的时间。

五、当内容很情绪化很敏感

使用电子邮件,就表示沟通过程少了肢体语言、语音语调、手势或姿态来帮助对方解读讯息,容易造成彼此的误解,很可能得罪了收件人尚不自知。因此如果讨论的话题很情绪化,比较敏感或者你觉得你的话可能让人误解,就应该选择面对面的方式来处理。考量用什么方式传达意见会比较好时,先站在对方的位置上想一想:他读到你的信时会有什么感觉?你的主旨与意图表达得够不够清楚等?

快速总结

总结一下,电子邮件未必是最好的沟通方式,以下状况打电话或面对面沟通会更好:谈判、只需「是」或「否」的立即答覆、讨论敏感或隐私的问题、不想让自己显得太胁迫人或者希望保密的事。

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