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主动记录法
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阅读:1656|日期:2013-06-06
事务记录单是评估如何利用时间的有用工具。它还有助于了解一天内的自身能量、警觉状态和效率的变化。通过分析活动日志,能够识别和消除浪费时间或者低效的工作。还能够知道在一天内的哪段时间工作最有效率,这样,就可以安排在这些时间段内去完成最重要的任务。

你是否检查过自己每天究竟花多少时间做那些无足轻重的事情?花多少时间阅读垃圾邮件?与同事闲谈等等?您是否曾经想过:“如果每天能多给我一些时间,我一定能取得更大成绩。”你是否清楚地知道一天中应该在什么时候处理电子邮件,什么时候撰写重要文章呢?

实际上很多人工作或学习的过程中并没有考虑过这件事。他们往往被任务绑架,被动的响应他人分配给自己的任务。这种工作方式和一个成功者的工作方式截然不同,被动响应的人很难获取理想的结果。其实不同的人不同的时间做事效率也是不同的。找出和自己匹配的任务安排方式并不是一件难事。投入一些时间主动记录每天发生的事情,并标明效率的高低,这种方法能有效帮助你分析如何真正有效地利用时间。为什么要主动记录,因为我们在完成那些在非核心任务的时候很放松,很容易忘记消耗的时间。 在刚刚开始记录的时候,你可能会对看到的时间浪费感到震惊!

一、如何使用

主动记录最近几天的活动日志,这将有效帮助你了解你是怎样利用时间的,有助于了解什么时候你的工作效率最高。在不明显改变行为模式的情况下,记录下你所做的事情,无论是打开邮件、工作、抽烟、与同事闲聊还是其它,记录下事件的开始和结束时间。

时间事务描述持续时间是否增值?
事务一事务一描述一小时
事务二事务二描述两小时
............

在记录活动的同时,还应该记录下自己的感受:警觉还是放松、疲惫还是精力充沛等。

二、分析记录

持续记录几天的活动日志以后,就可以开始着手进行分析了。你可能会非常震惊,居然花费了如此之长的时间去完成那些低价值工作!你可能还会看到一天内的哪些时间段精力充沛,哪些时间段毫无精力。活动日志所提供的这些信息,都是你制定个人计划培养良好习惯的基础。有了分析结果你可以调整自己的工作方式,对于调整下面一些常见的非重要的任务来获取一天中额外的时间:

拒绝雇主让你去做义务性工作。这些任务可能包括组织内其他人应该去做的任务;可能是报酬较低的任务;或者是私人活动,如发送与工作无关的电子邮件。
将最具挑战性的任务安排在精力最充沛的时间去做,这样工作会更出色,而且所需花费的时间更少。
尽量减少一天内改变任务类型的次数。例如,仅在上午和下午分别阅读和回复一次电子邮件。
减少个人活动上花费的时间。例如打扫卫生、分发报纸信件或为团队订购午餐等。
让大家轮流去做,这样既可以节省个人的时间,也可以增强大家的团队意识

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